數(shù)字檔案室是傳統(tǒng)檔案管理機(jī)構(gòu)在信息化時代的升級產(chǎn)物，主要管理對象是電子化檔案，綜合運(yùn)用多種電子計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等數(shù)字化技術(shù)手段，其工作內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、保護(hù)、共享利用等。數(shù)字檔案室是單位信息化建設(shè)的主要內(nèi)容之一，也是自動化辦公體系的重要組成部分。建立健全數(shù)字檔案與電子文件管理要求相適應(yīng)的各種制度和配套設(shè)施，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)建設(shè)和管理，以保證檔案數(shù)據(jù)的完整和安全。

一、電子檔案必將成為未來文件的基本形態(tài)

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來和云計算技術(shù)的普及應(yīng)用，以計算機(jī)為核心的技術(shù)革新成為數(shù)字化時代的主要標(biāo)志，檔案信息的保存方式也發(fā)生著巨大變化，文件管理的數(shù)字轉(zhuǎn)型已成為勢不可擋的必然趨勢，在數(shù)字時代環(huán)境下，數(shù)字傳播和電子載體的出現(xiàn)，促進(jìn)了信息保護(hù)及共享技術(shù)的革新，同時電子檔案體量的迅速增長亦促進(jìn)了檔案載體由傳統(tǒng)形態(tài)向數(shù)字無紙化形態(tài)的轉(zhuǎn)化。另一方面，傳統(tǒng)檔案室的檔案管理及其所使用的管理平臺也需要逐步向電子化信息平臺過渡，亦即構(gòu)建數(shù)字化檔案室，才能適應(yīng)檔案管理方式變化的新要求，從而開拓檔案管理工作的新局面。伴隨著電子化記錄方式的應(yīng)用，檔案信息的保存方式也在發(fā)生著變化，光電磁等新型檔案制成材料不斷涌現(xiàn)，目前電子檔案歸檔的類型有：磁盤、光盤、數(shù)字磁帶等。數(shù)字文件在信息化時代的普及和應(yīng)用已成為大勢所趨，正在逐漸替代傳統(tǒng)文件載體成為文件保存及傳播的主要形態(tài)。檔案保護(hù)的實(shí)質(zhì)是檔案原始信息的長期保存和永續(xù)利用，隨著數(shù)字時代辦公自動化化的應(yīng)用和普及，在制作過程中電子文件的形成已代替文件的起草和制作，建設(shè)規(guī)范、獨(dú)立、保密和高性能檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的歸檔鑒定、整理編目、數(shù)據(jù)分析與處理、共享傳播、儲存管理、歸檔管理、保密管理過程中應(yīng)保證電子文件原數(shù)據(jù)和背景信息的完整性。逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化文件實(shí)時歸檔，網(wǎng)上提交。伴隨信息化檔案管理工作的迅速發(fā)展，大量數(shù)字化文件隨之產(chǎn)生，在電子檔案迅速查閱利用、提高檔案工作效率的同時以及電子檔案載體的特殊性，長期安全保存這些海量的檔案信息資源成為當(dāng)前數(shù)字時代檔案工作者進(jìn)行研究和探討的一項(xiàng)重要課題。

二、電子檔案的保護(hù)技術(shù)與安全技術(shù)

電子檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。電子檔案相對紙質(zhì)檔案是不同的，他需要工作人員將紙質(zhì)的信息完整的存錄到電子化計算機(jī)設(shè)備中，以數(shù)字化形式儲存于磁帶、磁盤、光盤等媒介載體，再通過計算機(jī)設(shè)備實(shí)現(xiàn)讀取與處理過程，并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)傳播與分享。數(shù)字化文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上有很大的差別。紙張作為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案載體材料的主體，檔案紙張壽命的長短除與自身的耐久性有關(guān)外，檔案保護(hù)環(huán)境條件的優(yōu)劣所產(chǎn)生的影響也是十分顯著的。 確定檔案的保護(hù)條件及影響檔案保存的不利因素的防治方法，以延長檔案的壽命，是檔案保護(hù)技術(shù)的任務(wù)之一。在檔案保存和利用的過程中，檔案紙張?jiān)谕庥^、結(jié)構(gòu)和性質(zhì)諸方面逐漸發(fā)生著不可逆的變化，人們稱之為“老化”或“惡化”。

檔案室?guī)旆繎?yīng)遠(yuǎn)離污染、潮濕、陰暗的地方，并達(dá)到嚴(yán)格的安全要求：防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防污染、防鼠、防蟲。高溫高濕容易使檔案文件上滋生霉菌，檔案文件長期暴露在光下，紙張會不同程度地發(fā)黃發(fā)脆，嚴(yán)重地?fù)p害檔案壽命。保存紙質(zhì)檔案的溫度應(yīng)控制在14~24℃，相對濕度控制在45~60％。

  歸檔電子文件的保管除應(yīng)當(dāng)符合紙質(zhì)檔案的要求，電子檔案的保管更為嚴(yán)格，受到不安全因素干擾也較大，對溫度、濕度、空氣質(zhì)量、磁場、清潔環(huán)境等都有著更為嚴(yán)苛的要求。數(shù)字檔案在存儲過程中，應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并隔離有害空氣，安裝溫濕度調(diào)控系統(tǒng)以及消毒、殺菌、空氣凈化系統(tǒng)，一旦電子檔案儲存媒介遭到損毀，將會導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息的丟失。數(shù)字化檔案的存儲溫度應(yīng)控制在16~20℃，相對濕度應(yīng)控制在40％±5％，選擇電子檔案裝具如防磁柜等。